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Estruturação e Organização de Processos

1. Estruturação de Processos


Introdução

O ideal seria que todas as empresas se preocupassem com os processos desde quando o negócio começa. Quanto mais pessoas pensando na gestão do negócio melhor ele estará preparado para crescer, mais produtivo ele será e menos tempo ele perderá.


Quando uma empresa possui uma boa gestão de processos ela possui uma capacidade de crescimento muito maior. Ela está preparada para crescer. Nesse sentido, vale ressaltar que crescer não significa apenas vender mais, porque ao vender você se compromete de entregar. A sua empresa está preparada para entregar 30% a mais do que ela já entrega?


Fase 1: Setores e Categorias

A primeira fase é identificar os setores e as categorias de cada um deles, bem como os processos atuais de cada uma delas. Para isso se faz necessário identificar e nomear os setores, as categorias em atuação na empresa, bem como todas as que seriam necessárias para que a empresa ganhasse a agilidade que deseja e/ou necessita para o seu crescimento. Mesmo em empresas que já estão começando uma fase de crescimento é comum não haver claras quais são os papéis de cada setor e categoria. Ter isso claro contribui com o trabalho de diversas formas, desde agilidade até melhores resultados.

Obs.: Em caso de empresas muito pequenas é importante entender o que cada um faz dentro da empresa, separar da melhor maneira possível a atuação de cada um e colocar as pessoas certas no lugar certo para otimizar o trabalho e dar mais significado para ele.

Fase 2: Fluxograma

A melhor forma de organizar cada setor é iniciar construindo um fluxograma. Com ele ficam claros cada um dos processos que envolvem aquele setor, num âmbito mais generalista. Com base nesse fluxo é possível encontrar, com mais facilidade, as etapas de cada processo, construir tutoriais para cada um deles e descrever os processos. Fazendo isso você possibilita que um novo colaborador possa atuar na área sem a necessidade de alguém do lado ensinando.

Os principais objetivos deste trabalho é organizar e melhorar os processos internos do negócio, a partir dos que já existem para que a empresa possa fazer mais coisas, produtos, entregas com menos pessoas, tempo e dinheiro gerando economia e melhores resultados para o negócio.



Fase 3: Registro dos Processos

Após entender quais são os setores e as categorias da empresa, bem como o que cada um dos colaboradores faz é preciso começar a registrar essas informações. Acreditamos que documentos explicando o que é cada etapa, como elas são organizadas, como são realizadas e o porquê de cada uma tudo passa a ficar cada vez mais claro para as pessoas que estão atuando no negócio. Com esses processos registrados e melhor compreendidos fica mais fácil encontrar pontos de melhoria e agilidade desses processos.

Comece registrando o todo, de maneira bastante resumida e vá se aprofundando cada vez mais em cada setor, categoria e etapa. Essa é uma etapa que leva tempo e que vai ficando mais clara e completa com o andar da carruagem. É preciso estar atento ao que se faz no dia a dia, na prática, e registrar esse trabalho, o mais completo possível.

Fase 4: Digitalização dos Processos

A etapa anterior, de registro dos processos, já é uma etapa de digitalização, uma vez que ainda é muito comum não haver registro do que cada um faz, como faz e o resultado do trabalho. Boa parte das empresas, principalmente as micro e pequenas, possuem o processo apenas na cabeça das pessoas responsáveis pelo setor e isso é muito perigoso. E se a pessoa que atua determinado processo fundamental no todo decide sair da empresa? Todo aquele conhecimento se perde para sempre? O ideal seria essa pessoa deixar o seu conhecimento no negócio.

A organização pode ser feita durante esse processo de registro. Após finalizado é interessante que a empresa encontre alguma ferramenta para ajudá-la a gerir todos esses processos. Não adianta apenas organizar e atuar, é necessário medir o quanto ele está sendo eficaz e contribuindo para a melhora dos resultados da empresa.

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Introdução:

Existem algumas práticas fundamentais para que as mudanças e os novos processos se perpetuem dentro da empresa. Essas práticas costumam gerar desconforto logo que são aplicadas, mas depois de internalizadas farão toda a diferença para o seu negócio.

É muito comum vermos diretores, gestores e líderes afogados em tarefas totalmente operacionais. Quando isso acontece é importante que essas pessoas chave se afastem um pouco e busquem olhar para a empresa de maneira estratégica. Quando isso acontece é porque a empresa está crescendo e precisa de mais braços para atender seus clientes.

Isso não quer dizer que diretores, gestores e líderes não possam atuar na operação, mas que isso jamais pode ser o foco principal deles. Quando isso acontecer é preciso entender porque está acontecendo e buscar soluções para o problema. As soluções geralmente são contratar mais pessoas ou melhorar os processos internos.

2. Organização Interna dos Processos


Fase 1: Reuniões

Para um bom andamento do trabalho, por mais desagradável que isso possa parecer, é fundamental a organização de reuniões semanais e mensais para alinhamento de tarefas e definição de novas estratégias e objetivos. Consideramos as reuniões mais importantes a de decisões estratégicas e a de status semanal. Diversas outras podem ser planejadas e mantidas pelo tempo que fizer sentido para promover e manter a organização interna da empresa, bem como de seus setores.

A melhor forma de manter essa organização é realizar agendamentos semanais e/ou mensais para esses momentos. Recomendamos a utilização do Google Calendar.


Fase 2: Atas de reunião

Toda e qualquer reunião, decisão, definição, metas e desafios precisam ser registrados em um ata para que essas informações e decisões não se percam. Além disso, é preciso destrinchar essas informações em tarefas e delegá-las para as pessoas responsáveis em cada uma das áreas em que irá atuar. É recomendável que a empresa possua uma ferramenta de gestão de tarefas para que as pessoas responsáveis por elas se atenham a elas e aos seus prazos de entrega.

Fase 3: Tarefas

Se reunir e registrar apenas não será o suficiente para que essas duas fases sejam eficazes. Depois delas é necessário definir tarefas e responsáveis por elas. Para isso se faz necessário destrinchar as pautas abordadas nas reuniões em tarefas claras e objetivas. Essas tarefas precisam ser registradas em uma ferramenta de gestão, ou anotadas em um calendário.

Fase 4: Métricas

Uma das formas mais eficazes de medir o resultado do que está sendo realizado por cada setor dentro da empresa são os conceitos e práticas chamadas KPIs e OKRs. Ambos são formas de definir metas macro e de medida dos resultados de cada setor. Os KPIs são números ou porcentagens que se propõem a medir o quanto a empresa, ou o setor está se aproximando do seu objetivo principal, já os OKRs são tarefas menores dos KPIs e podem ser destrinchados em vários objetivos com o propósito de atingir o principal. Os OKRs possuem diversos resultados chaves para ficar claro se suas tarefas estão atingindo os objetivos desejados ou não.


Enfim, trata-se de uma metodologia que busca medir, de fato, com números, o quanto as tarefas pré determinadas por cada setor estão cumprindo o seu papel ou se precisam ser repensadas. Quer saber mais sobre os outros produtos de processos da EYES Soluções? Clique aqui.

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